TOKYO UPGRADE SQUARE
イベントスペースでのイベント開催について
イベントスペース利用概要
TOKYO UPGRADE SQUARE（以下、「本拠点」という。）の登録メンバーは、本拠点の施設（以下、「本施設」という。）内のイベントスペースで、官民連携の促進に繋がるイベントを開催することができます。本施設の利用料は無料です。
イベントスペースで開催可能なイベント
【原則】
・ スタートアップと行政の官民連携による行政課題解決や、行政との協働を目指すスタートアップの支援等、官民連携の促進（協働機運醸成や意識改革のための啓蒙、普及啓発等を含む）を目的としていること
・ 公序良俗に反するイベントや特定の企業の営利を目的としたイベントではないこと
【種類】
セミナー、トークイベント（パネルディスカッション、対談）、ワークショップ、ハッカソン、アイデアソン、交流会、相談会、メンタリングセッション、ピッチイベント、ビジネスプランコンテスト、スタートアップを対象とした支援事業・助成金等の紹介 等（※激しく身体を動かす内容のある企画は対象外）
【参加対象】
行政との協働を目指すスタートアップ、行政機関、スタートアップ支援に関心がある企業、VC 等
【開催可能なイベント例】
・ スタートアップと行政が協働した事例等に関するセミナー、パネルディスカッション、交流会
・ 行政課題・社会課題の発信、解決に関するセミナー
・ 行政課題の解決に取り組むスタートアップの成長支援等に繋がるセミナー
・ スタートアップと行政の協働ノウハウのセミナー、ワークショップ
・ 行政課題の解決策を提供するスタートアップによるピッチイベント
・ スタートアップに対する行政機関、大企業、VC、先輩起業家等によるメンタリングセッション
・ スタートアップのプロダクトやサービスに対するシチズンユーザーテスト
・ 社会課題解決型スタートアップを対象としたアクセラレーションプログラムの紹介
・ 行政職員を対象としたスタートアップとの協働のためのマインドセットの勉強会、行政職員同士の交流会 等
イベントスペースで開催不可のイベント
・ スタートアップと行政の官民連携による行政課題解決や、行政との協働を目指すスタートアップの支援等、官民連携の促進（協働機運醸成や意識改革のための啓蒙、普及啓発等を含む）を目的としていない場合
・ 政治活動、宗教活動の場合
・ 勧誘、斡旋行為の場合
・ 営業活動、営利目的、物品販売等を目的とする場合
・ 趣味や文化活動等の同好会活動の場合
・ 学友会や同窓会活動の場合
・ 反社会的な団体等の利用、反社会的行為、犯罪行為の場合
・ イベントスペース利用申請時に記載の運営者・主催者自らが利用しない場合
・ イベントスペース利用申請後に追加資料の提出又はヒアリングを経ても申請内容が不明確であり、事務局が判断できない場合
・ 原則、 イベントスペースの利用者（運営者・主催者・参加者・登壇者等）の合計数が12人以下、イベントスペースの貸出設備・備品を利用しない、かつレイアウトが対面形式の場合⇒イベントスペースではなく会議室をご利用ください。（※スクール形式・シアター形式・島型（アイランド）形式・ロの字形式・コの字形式等、会議室では配置できないレイアウトの場合はイベントスペースを利用できます。）
・ その他、「TOKYO UPGRADE SQUARE利用規約」第7条に該当する場合
【開催不可のイベント例】
・ 官民連携の促進やスタートアップ支援に繋がらない内部研修
※ 連続講座も開催可能ですが、実績、開催スケジュール、予約状況等を踏まえて検討します。
利用可能施設
・
イベントスペース（着席60人＋スタッフ等20人 最大収容人数80人上限）
※イスは60脚しかありません。
［イベントスペース レイアウト例］
■スクール形式・テーブルあり
■シアター形式・チェアーのみ
■島型（アイランド）形式
・ 会議室A（定員4人）、会議室B（定員6人）、会議室C（定員12人）
※ オフライン開催の場合、定員を事前に確認の上、最大収容人数を超えないようにしてください。
※ イベントスペースを予約すると本施設全体の貸切りとなり、他の利用者（事務局以外）が会議室を利用することはありません。
※ イベントスペースに加えて会議室も利用を希望する場合は、2室まで利用可能です。
イベントスペース利用申請可能日時
施設利用カレンダーに予定が記載されていない平日10:00～17:00
※ 施設利用カレンダーの更新にはタイムラグがありますので、予定が記載されていなくても調整中や更新作業中の場合があります。予めご了承ください。
※ 「調整中」と記載がある場合は、TUS主催イベントの調整中や先行申請案件の審査中等で未確定の予定です。調整中の予定は変更となる可能性がありますので（確定、取り消し、時間変更等）、予めご了承ください。
※ 準備・設営・原状復帰・撤去にかかる時間も利用時間に含みます。原則、イベント又は受付開始1時間前からイベント終了後1時間後まででお願いします。
※ 1日1回まで、必要最低限の時間のみ申請可能です。
イベントスペース利用申請受付期間（リハーサルも含む）
イベントスペース利用希望日（イベント開催日）の3ヶ月前の月の1日から1ヶ月前まで
（例) 9/15に利用希望→申請：6/1～8/15
※ 利用希望日時が確定した後に申請してください。仮予約はできません。
※ リハーサル等でイベントスペースの利用を申請する場合も、上記期間内での申請が必要です。
イベント開催までの流れ
イベントスペースでイベントを開催するにあたり、「イベントスペース利用申請」を行っていただきます。
申請内容を事務局にて審査し、審査を通過したもののみ、イベントスペースでイベントを開催することができます。
①メンバー登録
（メンバー登録がお済みでない方）メンバー登録ページより「メンバー登録」をしてください。
②イベントスペース利用申請
（メンバー登録完了後）施設利用ページより「イベントスペース利用申請」を行ってください。
※ 申請内容を審査いたしますので、開催内容等を具体的に分かりやすく記入してください。
③イベントスペース利用申請内容の審査
事務局が申請内容について審査いたします。
申請内容の把握のために、追加資料の提出及びヒアリングの実施を依頼することもあります。
なお、イベントスペース利用申請時に提出された資料及び追加資料等は返却いたしませんので、ご了承ください。
イベントスペースの利用可否については、メールでご連絡いたします。
（可否基準については公表できかねますので、予めご了承ください。）
審査の標準期間は、申請、追加資料の提出又はヒアリングの実施後5営業日を目安としています。結果通知までお時間を要しますので、予めご了承ください。
④イベントスペース利用申請承認→予約確定後
原則、 イベントスペースの予約後に変更又はキャンセルはできません。
※ やむを得ず予約内容に変更が生じた場合は、事務局に変更内容を速やかにご連絡ください。大幅な変更の場合、利用不可となることもあります。
※ やむを得ずキャンセルをする場合は、事務局に速やかにご連絡ください。遅くとも予約日の5営業日前17:00までにご連絡ください。
⑤イベントスペース予約日（イベント開催日）の前営業日まで
予約日の前営業日17:00までに、イベントスペース等の利用者全員（運営者・主催者・参加者・登壇者等）の氏名等が記載された「利用者名簿」を提出してください。
⑥イベントスペース予約日（イベント開催日）当日
イベントスペース等の利用者のうち本施設に最初に来場する方は、本施設の受付に声をかけてください。また、イベントスペース利用申請時に記載の当日現場責任者も、運営者の代表として、本施設の受付に声をかけてください。
※ 事前連絡なく予約時間から10分経過後も受付に現れない場合、予約は解除となります。
※ 無断キャンセルや予約日の5営業日前17:00以降にキャンセルをした場合は、次回以降の予約が取りにくくなる場合があるため、ご注意ください。
イベントスペースの設備・備品の設営・レイアウト変更・原状復帰、イベントの運営・受付業務は運営者が行ってください。貸出設備・備品を利用する場合は、 本施設の受付にて所定の貸出申込みを行った上、事務局立ち会いの下で貸出し及び返却を行ってください。
本施設の設備・備品の棄損・汚損・滅失を発見した場合は、事務局に迅速に連絡の上、修理等の費用負担を含め事務局と協議してください。
※ 当日現場責任者は、イベント終了後の原状復帰や貸出設備・備品返却の責任者、設備・備品が棄損等した場合の事務局との協議窓口を担ってください。
確認事項
イベントスペース利用申請
・ 必ずTOKYO UPGRADE SQUARE利用規約をご確認ください。
・ 本拠点の運営目的に沿わない場合は、利用をお断りすることがありますので、ご了承ください。
有料イベント
・ 原則として、参加者から料金を徴収しない無料イベント及び参加者の要件を限定しないイベントを優先します。
・ 参加者から料金を徴収する場合は、実費相当額の徴収にとどまるなど、公益性の高いイベントに限ります。また、イベントスペース利用申請時に収支計画の記入が必要です。
飲食
・ イベントで飲食を伴う場合、イベントスペース利用申請時にその旨の記入が必要です。なお、追加申請では応じられない場合がございますので、ご注意ください。
・ 飲食物・食器等の手配・撤去、原状復帰等は運営者が行ってください。
・ 飲食物により床等を汚損した場合は、必ず事務局に連絡の上、指示に従ってください。
・ 利用時に発生した廃棄物は原則持ち帰りです。廃棄物の持ち込みや放置はしないでください。
下見、リハーサル
・ 本施設の下見を行う場合、見学程度であれば営業時間内に自由にお越しください（予約不要）。その際、コワーキング兼イベントスペース・会議室は他の利用者が利用している場合があります。
・ リハーサル等で、イベントスペースの設備・備品の設営やレイアウト変更、大音量の音声を流す場合は、事前にイベントスペースを予約してください。
機材の搬出入
・ 大規模な機材を搬出入する場合、事務局に事前にご相談ください。本施設の所在する建物所有者による規制があるため、必要に応じて建物所有者に対する事前申請が必要となります。
イベントの告知
・ 参加者の集客は運営者・主催者が行ってください。
・ イベントの内容に関する問合せには運営者・主催者が対応してください。また、チラシ等に記載する問合せ先には運営者・主催者の連絡先を記載してください。本施設の電話番号やメールアドレスを記載しないでください。
・ イベントの告知に開催場所として本施設を明記する場合は、必ずイベントスペース利用申請が承認された後にしてください。
情報発信への協力
・ イベント開催日当日、事務局から参加者へ本拠点紹介を5分ほど行わせていただくことがあります。また、事務局から参加者への配布物のご協力をお願いすることがあります。
イベントスペース利用
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